Περιγραφή Επαγγέλματος:
Ο οργανωτής συνεδρίων ασχολείται με την οργάνωση και την πραγματοποίηση συνεδρίων, εκθέσεων και εκδηλώσεων, που διοργανώνουν επιστημονικοί, κοινωνικοί, συνδικαλιστικοί, επαγγελματικοί σύλλογοι, ή άλλοι φορείς και ομάδες και γενικά είναι ο υπεύθυνος για όλα τα στάδια προετοιμασίας ενός συνεδρίου, έκθεσης ή εκδήλωσης, φροντίζοντας για την άρτια οργάνωση και πραγματοποίησή του.
Συγκεκριμένα έρχεται σε επαφή με το φορέα που οργανώνει το συνέδριο- έκθεση- εκδήλωση, για να αποσαφηνιστούν οι στόχοι και ο τρόπος πραγματοποίησης του συνεδρίου, καταρτίζει το προσχέδιο οργάνωσης του συνεδρίου- έκθεσης-εκδήλωσης και το παρουσιάζει μαζί με τα οικονομικά στοιχεία στον ενδιαφερόμενο για την τελική έγκριση.
Επίσης, διαμορφώνει μαζί με τους υπεύθυνους του φορέα το τελικό πρόγραμμα, αναλαμβάνει τη διαφημιστική εκστρατεία για την προβολή του συνεδρίου- έκθεσης- εκδήλωσης με καταχωρήσεις στον ημερήσιο και περιοδικό τύπο, επιστολές, προσκλήσεις, φροντίζει για το χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου, καταρτίζει τον κατάλογο με τα υλικά που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν, ενεργεί για την προμηθειά τους και επιμελείται για την τοποθέτηση τους (αφίσες, πανό κλπ) ή τη διανομή τους (διαφημιστικά έντυπα, προγράμματα κλπ), την τοποθέτησή τους στο χώρο του συνεδρίου κ.λπ.
Μεταξύ των επαγγελματικών του καθηκόντων είναι οι συμφωνίες για τις μικροφωνικές εγκαταστάσεις και εξυπηρετήσεις των συνέδρων, η παραλαβή των δελτίων συμμετοχής των ατόμων που θέλουν να παρακολουθήσουν το συνέδριο την έκθεση ή την εκδήλωση, η διαμονή των συνέδρων σε ξενοδοχεία και η ψυχαγωγία τους (εκδρομές, επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους), εφόσον αυτό προβλέπεται από τον προϋπολογισμό τού συνεδρίου.
Ο οργανωτής συνεδρίων προσλαμβάνει μεταφραστές, αν το συνέδριο διεξάγεται σε διάφορες γλώσσες και παρίσταται σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου, ώστε να επιβλέπει την πορεία των εργασιών και να εποπτεύει για την πρόληψη πιθανών λαθών ή ελλείψεων. Τέλος, αναλαμβάνει, εφόσον υπάρχει συμφωνία, τη συγκέντρωση, την απομαγνητοφώνηση και δημοσίευση των πρακτικών τού συνεδρίου. Απαραίτητα μέσα για τον οργανωτή συνεδρίων είναι ο ηλεκτρονικός υπολογιστής, τηλέφωνα, fax, φωτοτυπικό μηχάνημα και εξοπλισμός γραφείου.
Συνθήκες Εργασίας:
Οι επαγγελματικές δραστηριότητες του οργανωτή συνεδρίου-εκθέσεων και εκδηλώσεων είναι συνήθως εργασίες γραφείου, με αρκετά καλές και ευχάριστες συνθήκες, που χρειάζεται ίσως να περνά πολλές ώρες μπροστά στον ηλεκτρονικό υπολογιστή, γεγονός που μπορεί να είναι κουραστικό. Συνήθως, συνεργάζεται με πολύ κόσμο, πελάτες και προσωπικό, σε ακατάστατα ωράρια που εξαρτώνται από τις ανάγκες και το μέγεθος της δουλειάς που αναλαμβάνει, ενώ αρκετές φορές απαιτούνται οι συχνές μετακινήσεις του στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και οι επαφές του με τους εμπλεκόμενους φορείς.
Επίσης, κατά τη διάρκεια διεξαγωγής των συνεδρίων εργάζεται πολλές ώρες σε συνθήκες έντασης, ορθοστασίας και σωματικής κόπωσης, ενώ το επάγγελμά του χαρακτηρίζεται από υψηλά ποσοστά ευθύνης και άγχους, καθώς είναι υπεύθυνος τόσο για την ομαλή διεξαγωγή τού συνεδρίου, όσο και για την εξυπηρέτηση μεγάλου αριθμού συνέδρων.
Ιδιαίτερα Προσωπικά Χαρακτηριστικά και Ικανότητες:
Η εργασία του οργανωτή συνεδρίων- εκθέσεων- εκδηλώσεων, απαιτεί επιμονή και ψυχική αντοχή για να είναι ικανός ο επαγγελματίας να αντεπεξέλθει σε συνθήκες πίεσης. Επίσης, ο οργανωτής συνεδρίων χρειάζεται να έχει υπολογιστική ικανότητα, ικανότητα αντίληψης χώρου και ικανότητα διεκπεραίωσης εργασιών γραφείου, να είναι εγκάρδιος, δυναμικός, ενθουσιώδης και επινοητικός, συστηματικός και μεθοδικός, να διαθέτει ευχέρεια λόγου, άνεση και επιδεξιότητα στις επικοινωνίες και στις δημόσιες σχέσεις, συνέπεια και διάθεση εξυπηρέτησης και να τους αρέσει η επαφή με τον κόσμο.
Παράλληλα, όμως, οι οργανωτικές ικανότητες, η ικανότητα συνεργασίας και η σωματική αντοχή, θεωρούνται επίσης απαραίτητες για την άσκηση του επαγγέλματος αυτού, επειδή χρειάζεται να οργανώνει, να συνεργάζεται, να μετακινείται συχνά στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και να εργάζεται εντατικά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τέλος, απαραίτητα προσόντα θεωρούνται η γνώση τουλάχιστον μίας ξένης γλώσσας και η ευχέρεια στη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.
Σπουδές:
Σπουδές στην οργάνωση συνεδρίων – εκθέσεων και εκδηλώσεων με περαιτέρω εξειδίκευση, μπορούν να γίνουν στα αντίστοιχες κατευθύνσεις Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων και Επιχειρήσεων Φιλοξενίας. Διασύνδεση με το Ελληνικό Εκπαιδευτικό Σύστημα.
Τομείς Απασχόλησης:
Ο οργανωτής συνεδρίων μπορεί να εργαστεί ως μισθωτός σε τουριστικά γραφεία, σε ξενοδοχεία, σε γραφεία διοργάνωσης συνεδρίων, σε συνεδριακά κέντρα, ή ως ελεύθερος επαγγελματίας διατηρώντας δική του επιχείρηση.
Οι οικονομικές αποδοχές εξαρτώνται από την προσωπική δράση του επαγγελματία και τα προσόντα του, αν και στις περισσότερες περιπτώσεις είναι αρκετά υψηλές.
(πηγή: Ο.Α.Ε.Δ.)