Τι επάγγελμα είναι αυτό με απλά λόγια;
Έχεις αναρωτηθεί ποτέ ποιος οργανώνει την καθημερινή λειτουργία ενός διευθυντικού γραφείου και φροντίζει να «τρέχουν» όλα σωστά;
Ο Γραμματέας Διεύθυνσης είναι ο επαγγελματίας που υποστηρίζει διοικητικά και οργανωτικά τη διοίκηση μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Διαχειρίζεται πληροφορίες, επικοινωνίες και διαδικασίες, συμβάλλοντας καθοριστικά στην ομαλή λειτουργία και στον συντονισμό των δραστηριοτήτων της διεύθυνσης.
Τι κάνει στην πράξη και πού δουλεύει;
Η εργασία του μοιράζεται ανάμεσα:
στο γραφείο, όπου οργανώνει το πρόγραμμα της διεύθυνσης, διαχειρίζεται αλληλογραφία, τηλεφωνήματα και αρχεία,
στην υποστήριξη διαδικασιών, όπου συντάσσει έγγραφα, πρακτικά συναντήσεων και προετοιμάζει παρουσιάσεις.
Εργάζεται σε επιχειρήσεις, οργανισμούς, δημόσιες υπηρεσίες και ιδιωτικές εταιρείες και συνεργάζεται στενά με στελέχη, τμήματα και εξωτερικούς συνεργάτες.
Ταιριάζει σε εσένα αν…
Το επάγγελμα του Γραμματέα Διεύθυνσης ταιριάζει σε μαθητές που:
τους αρέσει η οργάνωση και η τάξη,
έχουν καλή επικοινωνία και ευχέρεια λόγου,
μπορούν να διαχειρίζονται πολλές εργασίες ταυτόχρονα,
έχουν υπευθυνότητα και εχεμύθεια,
τους ελκύει η διοικητική υποστήριξη σε δυναμικό περιβάλλον.
Τι ΔΕΝ είναι αυτό το επάγγελμα
Δεν είναι απλή δακτυλογράφηση ή τυπική γραμματειακή εργασία χωρίς ευθύνη.
Δεν περιορίζεται μόνο σε εκτελεστικές εντολές.
Δεν είναι εργασία χωρίς απαιτήσεις οργάνωσης και επικοινωνίας.
Δεν είναι κατάλληλο για όσους δυσκολεύονται στη διαχείριση χρόνου και προτεραιοτήτων.
Τι σπουδάζεις για να γίνεις Γραμματέας Διεύθυνσης;
Για να ασκήσει κάποιος το επάγγελμα, μπορεί να σπουδάσει σε ειδικότητες Γραμματειακής Υποστήριξης, Διοικητικών Υπηρεσιών των Σ.Α.Ε.Κ. ή συναφείς σχολές επαγγελματικής κατάρτισης. Χρήσιμες είναι οι γνώσεις πληροφορικής, ξένων γλωσσών και διοικητικής οργάνωσης.
Πού μπορείς να δουλέψεις μετά τις σπουδές;
Οι απόφοιτοι μπορούν να εργαστούν σε ιδιωτικές επιχειρήσεις, δημόσιους οργανισμούς, πολυεθνικές εταιρείες, γραφεία διοίκησης, καθώς και σε τομείς όπως ο τουρισμός, η υγεία και η εκπαίδευση. Οι προοπτικές συνδέονται με την εμπειρία, τις δεξιότητες οργάνωσης και την ικανότητα υποστήριξης στελεχών.
Μικρές ερωτήσεις για να σκεφτείς
Σου αρέσει να οργανώνεις πρόγραμμα και πληροφορίες;
Μπορείς να επικοινωνείς αποτελεσματικά με διαφορετικούς ανθρώπους;
Αντέχεις να διαχειρίζεσαι πολλές υποχρεώσεις ταυτόχρονα;
Τηρείς εχεμύθεια και υπευθυνότητα;
Σε ελκύει η εργασία κοντά στη διοίκηση και τα στελέχη;
Θα σου άρεσε να συμβάλλεις στην ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού;
Η περιγραφή που ακολουθεί έχει στόχο να σου δώσει ερεθίσματα για να αρχίσεις να σκέφτεσαι πώς αυτό το επάγγελμα συνδέεται με τον χαρακτήρα, τα ενδιαφέροντα και τον τρόπο που σου αρέσει να δουλεύεις.
Διάβασέ τη χωρίς άγχος, όχι για να αποφασίσεις, αλλά για να γνωρίσεις καλύτερα τον εαυτό σου.
Περιγραφή Επαγγέλματος:
Θεωρείται θέση «κλειδί» για όλες τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς. Ένας/μία γραμματέας διεύθυνσης διαθέτει όλες εκείνες τις τεχνικές γνώσεις, αλλά και τις δεξιότητες, που αφορούν στη γραμματειακή υποστήριξη μιας επιχείρησης, μιας βιομηχανίας, καθώς και οποιουδήποτε φορέα ή οργανισμού. Χρησιμοποιεί με ευχέρεια Η/Υ, διεκπεραιώνει την εισερχόμενη και εξερχόμενη ελληνική ή ξενόγλωσση αλληλογραφία, συντάσσει και δακτυλογραφεί κείμενα σε διάφορες γλώσσες.
Ακόμη, ταξινομεί και αρχειοθετεί εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, ασχολείται με τις δημόσιες σχέσεις και ταυτόχρονα συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης, σχεδιάζοντας, αλλά και καθοδηγώντας τις δραστηριότητες των άλλων υπαλλήλων. Έχει την ευθύνη για την οργάνωση ταξιδιών, συναντήσεων, συσκέψεων, συνεντεύξεων των ανωτέρων στελεχών, αλλά και για την τήρηση ημερολογίου για τις καθημερινές δραστηριότητές τους.
Συνθήκες Εργασίας:
Εργάζεται σε συνθήκες γραφείου, σε αρκετά γρήγορους και έντονους ρυθμούς, συμβάλλοντας στην καλή λειτουργία της επιχείρησης. Πολλές φορές, το ωράριό του παρατείνεται λόγω φόρτου εργασίας ή προσαρμόζεται με αυτό του εργοδότη – προϊσταμένου.
Ιδιαίτερα Προσωπικά Χαρακτηριστικά και Ικανότητες:
Οι δεξιότητες επικοινωνίας, η ευχέρεια στο γραπτό και προφορικό λόγο, η ευελιξία και η ενδεδειγμένη άνεση στην αντιμετώπιση πελατών – συνεργατών, καθώς και η διακριτικότητα και εχεμύθεια είναι χαρακτηριστικά του/της γραμματέως διεύθυνσης.
Απαραίτητα προσόντα είναι ακόμη, η εργατικότητα και η υπευθυνότητα, όπως και η ικανότητα να προβάλει την καλύτερη εικόνα της επιχείρησης στην οποία απασχολείται. Πρέπει, επίσης, να διαθέτει οργανωτικές ικανότητες, να εργάζεται με μεθοδικότητα και να έχει επιμελημένη εμφάνιση.
Τέλος, πρέπει να βρίσκεται σε διαρκή εγρήγορση και ετοιμότητα, αλλά και να προσαρμόζεται εύκολα στις εκάστοτε μεταβολές ή απαιτήσεις του εργασιακού του/της περιβάλλοντος.
Σπουδές:
Σπουδές παρέχονται σε δημόσια ή ιδιωτικά Σ.Α.Ε.Κ. στις ανάλογες ειδικότητες και στα Επαγγελματικά Λύκεια στην ειδικότητα Υπάλληλος Διοίκησης και Οικονομικών Υπηρεσιών.
Τομείς Απασχόλησης και Προοπτικές Αγοράς Εργασίας:
Μπορεί να εργαστεί σε ιδιωτικές επιχειρήσεις, βιομηχανίες, βιοτεχνίες, δημόσιους οργανισμούς, δημοτικές υπηρεσίες, τράπεζες, ασφαλιστικούς οργανισμούς, πολυεθνικές επιχειρήσεις.