Ορισμός: Ο οργανωτής συνεδρίων ασχολείται με την οργάνωση και την πραγματοποίηση συνεδρίων που σχεδιάζουν επιστημονικοί, κοινωνικοί, συνδικαλιστικοί, επαγγελματικοί σύλλογοι, ή άλλοι φορείς και ομάδες.
Περιγραφή: Ο οργανωτής συνεδρίων είναι υπεύθυνος για όλα τα στάδια προετοιμασίας ενός συνεδρίου και φροντίζει για την πλήρη οργάνωση και πραγματοποίησή του. Αρχικά, έρχεται σε επαφή με το φορέα που οργανώνει το συνέδριο, ώστε να αποσαφηνιστούν οι στόχοι και ο τρόπος πραγματοποίησης του συνεδρίου. Καταρτίζει το προσχέδιο οργάνωσης του συνεδρίου και το παρουσιάζει μαζί με τα οικονομικά στοιχεία στον ενδιαφερόμενο για να πάρει την τελική έγκριση. Διαμορφώνει μαζί με τους υπεύθυνους του φορέα το τελικό πρόγραμμα.
Αναλαμβάνει τη διαφημιστική εκστρατεία για την προβολή του συνεδρίου με καταχωρήσεις σε περιοδικά και εφημερίδες, επιστολές, προσκλήσεις, φροντίζει για το χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου και τις προσαρμογές του. Καταρτίζει τον κατάλογο με τα υλικά που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν, τα παραγγέλνει και ελέγχει την τοποθέτησή τους στο χώρο του συνεδρίου. Κάνει συμφωνία για μικροφωνικές εγκαταστάσεις και εξυπηρετήσεις των συνέδρων.
Ακόμα, είναι υπεύθυνος για την παραλαβή των δελτίων συμμετοχής των ατόμων που θέλουν να παρακολουθήσουν. Επίσης, φροντίζει για τη διαμονή των συνέδρων σε ξενοδοχεία και για την ψυχαγωγία τους (εκδρομές, επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους), εφόσον αυτό προβλέπεται από τον προϋπολογισμό του συνεδρίου.
Ο οργανωτής συνεδρίων προσλαμβάνει μεταφραστές, αν το συνέδριο διεξάγεται σε διάφορες γλώσσες. Παρίσταται σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου, ώστε να επιβλέπει την πορεία των εργασιών και να εποπτεύει για την πρόληψη πιθανών λαθών ή ελλείψεων. Τέλος, αναλαμβάνει, εφόσον υπάρχει συμφωνία, τη συγκέντρωση, την απομαγνητοφώνηση και δημοσίευση των πρακτικών του συνεδρίου.
Απαραίτητα μέσα για τον οργανωτή συνεδρίων είναι ο ηλεκτρονικός υπολογιστής, τηλέφωνα, fax, φωτοτυπικό μηχάνημα και εξοπλισμός γραφείου.
Προϋποθέσεις άσκησης: Δεν απαιτείται άδεια για την άσκηση του επαγγέλματος.
Ιδιαίτερα Προσωπικά Χαρακτηριστικά και Ικανότητες:
Η εργασία του οργανωτή συνεδρίων- εκθέσεων- εκδηλώσεων, απαιτεί επιμονή και ψυχική αντοχή για να είναι ικανός ο επαγγελματίας να αντεπεξέλθει σε συνθήκες πίεσης. Επίσης, ο οργανωτής συνεδρίων χρειάζεται να έχει υπολογιστική ικανότητα, ικανότητα αντίληψης χώρου και ικανότητα διεκπεραίωσης εργασιών γραφείου, να είναι εγκάρδιος, δυναμικός, ενθουσιώδης και επινοητικός, συστηματικός και μεθοδικός, να διαθέτει ευχέρεια λόγου, άνεση και επιδεξιότητα στις επικοινωνίες και στις δημόσιες σχέσεις, συνέπεια και διάθεση εξυπηρέτησης και να τους αρέσει η επαφή με τον κόσμο.
Παράλληλα, όμως, οι οργανωτικές ικανότητες, η ικανότητα συνεργασίας και η σωματική αντοχή, θεωρούνται επίσης απαραίτητες για την άσκηση του επαγγέλματος αυτού, επειδή χρειάζεται να οργανώνει, να συνεργάζεται, να μετακινείται συχνά στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και να εργάζεται εντατικά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τέλος, απαραίτητα προσόντα θεωρούνται η γνώση τουλάχιστον μίας ξένης γλώσσας και η ευχέρεια στη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.
Σπουδές:
Σπουδές στην οργάνωση συνεδρίων – εκθέσεων και εκδηλώσεων με περαιτέρω εξειδίκευση, μπορούν να γίνουν στα αντίστοιχες κατευθύνσεις Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων και Επιχειρήσεων Φιλοξενίας. Διασύνδεση με το Ελληνικό Εκπαιδευτικό Σύστημα.
Σπουδαιότητα: Η δουλειά του οργανωτή συνεδρίων απαιτεί επιμονή και ψυχική αντοχή για να είναι ικανός ο επαγγελματίας να αντεπεξέλθει σε συνθήκες πίεσης. Επίσης, ο οργανωτής συνεδρίων χρειάζεται να έχει υπολογιστική ικανότητα, ικανότητα αντίληψης χώρου και ικανότητα διεκπεραίωσης εργασιών γραφείου, να είναι εγκάρδιος, δυναμικός, ενθουσιώδης και επινοητικός, να διαθέτει ευχέρεια στο λόγο, κοινωνική επιδεξιότητα, συνέπεια, διάθεση εξυπηρέτησης.
Οι οργανωτικές ικανότητες και η ικανότητα συνεργασίας θεωρούνται επίσης απαραίτητες για την άσκηση του επαγγέλματος, καθώς και η σωματική αντοχή, επειδή χρειάζεται να μετακινείται συχνά στους συνεργαζόμενους φορείς και στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και να εργάζεται εντατικά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τέλος, απαραίτητα προσόντα θεωρούνται η γνώση τουλάχιστον μίας ξένης γλώσσας και η ευχέρεια στη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.
Περιβάλλον ενασχόλησης: Ο οργανωτής συνεδρίων μπορεί να εργαστεί ως μισθωτός σε τουριστικά γραφεία, σε ξενοδοχεία, σε γραφεία διοργάνωσης συνεδρίων, σε συνεδριακά κέντρα, ή ως ελεύθερος επαγγελματίας διατηρώντας δική του επιχείρηση.
Επαγγελματικές συνθήκες: Το επάγγελμα του οργανωτή συνεδρίων χαρακτηρίζεται από υψηλά ποσοστά ευθύνης και άγχους, καθώς είναι υπεύθυνος τόσο για την ομαλή διεξαγωγή του συνεδρίου, όσο και για την εξυπηρέτηση μεγάλου αριθμού συνέδρων. Η εργασία του γίνεται κυρίως σε γραφεία, αλλά απαιτούνται συχνές μετακινήσεις στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και για επαφές με τους ενδιαφερόμενους φορείς. Συνήθως συνεργάζεται με πολύ κόσμο, πελάτες και προσωπικό, σε ακατάστατα ωράρια που εξαρτώνται από τις ανάγκες και το μέγεθος της δουλειάς που αναλαμβάνει.
Ο οργανωτής συνεδρίων όταν εργάζεται στο γραφείου του, χρειάζεται ίσως να περνά πολλές ώρες μπροστά στον ηλεκτρονικό υπολογιστή, γεγονός που μπορεί να είναι κουραστικό. Επίσης, κατά τη διάρκεια διεξαγωγής των συνεδρίων εργάζεται πολλές ώρες σε συνθήκες έντασης, ορθοστασίας και σωματικής κόπωσης.
Επαγγελματικές οργανώσεις: Ο οργανωτής συνεδρίων εντάσσεται στο Σύνδεσμο Ελλήνων Οργανωτών Εκθέσεων και Συνεδρίων.
Γενικά σχόλια: Η οργάνωση συνεδρίων είναι ένα αρκετά ενδιαφέρον επάγγελμα και μπορεί να ασκηθεί από άτομα που εργάζονται με σύστημα και μέθοδο, διαθέτουν δυναμισμό και οργανωτικές-συντονιστικές ικανότητες. Οι οργανωτές συνεδρίων χρειάζεται να διαθέτουν άνεση στις επικοινωνίες και στις δημόσιες σχέσεις, να τους αρέσει η επαφή με τον κόσμο και να είναι πρόθυμοι στο να εξυπηρετούν μεγάλες ομάδες ανθρώπων.